Entrada del blog en la que explicamos cómo estructurar presentación Power Point

Cómo Estructurar una Presentación Powerpoint

Son diversas las posibilidades para realizar presentaciones de empresa atractivas, llamativas y que capten la atención de nuestro target, con el fin de cumplir nuestros objetivos, bien informativos o bien comerciales.

El uso de PowerPoint es una de ellas y quizás, la más utilizada. Con práctica y experiencia, proporciona un método interesante que ayuda a conseguir una conexión visual entre la audiencia y lo que se está comunicando por parte del ponente. En las presentaciones PowerPoint para empresas se unen la creatividad y el diseño gráfico con la conceptualización de ideas para comunicar el mensaje a las  respectivas audiencias, siempre de una manera clara y sintetizada.

Una presentación PowerPoint es un importante complemento para cualquier ponente, que le guiará en el discurso, ayudándole a que el mensaje sea recordado por el interlocutor. Las dos ventajas principales son la sencillez y el dinamismo.
Es fundamental que la presentación contenga mensajes cortos, claros e imágenes que representen las ideas y los conceptos principales. Debe estar estructurada en torno a lo que el ponente cuenta, ya que el peso lo lleva él mismo y no la presentación.

 

Consejos para estructurar las presentaciones PowerPoint

 

•    Una buena presentación PowerPoint debe contener las siguientes partes: Introducción, discusión y conclusión.  Aunque, si es verdad que todo dependerá del tipo de presentación que se vaya a llevar a cabo y tendremos siempre que adaptar y organizar el contenido dentro de cada punto mencionado.

•    Otros recursos que pueden ayudar a preparar la estructura de la exposición es atender a las 5W: ¿Quién?, ¿qué?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿por qué? Estas forman parte de un método que nunca falla mediante el cual no quedará fuera nada de información y a la vez ésta quedará clara y ordenada.

•    Uno de los elementos necesarios para que una presentación sea eficaz es la organización de su contenido, paso básico para exponer el mensaje y para que la propia presentación sea dinámica y responda a las posibles temáticas y expectativas que pueda generar el tema a exponer.

•    La estructura debe cumplir un orden expositivo acorde a los objetivos y con la idea de ganarse la atención de la audiencia en el primer momento, así como hacer un cierre contundente, que concluya todo lo expuesto.

•    Fundamental respetar una estructura sencilla, sistemática (con una progresión de contenidos lógica), clara y coherente, y cuyos mensajes sean veraces, relevantes y pertinentes.
La clave estaría en poner una o dos ideas por diapositiva ya que la audiencia debe concentrarse y atender a lo que el ponente está diciendo y no en la presentación. Demasiada información llevará a que los asistentes se aburran y no capten el mensaje correcto.

Como decía Leonardo da Vinci “La simplicidad es la máxima sofisticación”.

Entrada del blog en la que explicamos por qué es bueno usar infografías en una presentación

Por qué usar Infografías en Presentaciones de Empresas

La comunicación entre una empresa y su receptor es una de las claves de su éxito. Para ello, es preciso preparar buenas presentaciones con las que exponer y trasmitir lo que se precise en cada momento, desde puros datos y cifras hasta información sobre productos, servicios o planes comerciales.

La información esquematizada y plasmada de forma visual reclama la atención de manera más rápida. Por tanto, cualquier presentación debe ir enfocada o apoyada en el uso de infografías. Y es que la comunicación efectiva e inmediata, mediante una simple visualización gráfica, prevalece sobre largos textos que se asimilan peor y que no se recuerdan.

A continuación se muestran principales aplicaciones de una infografía para las presentaciones en empresas:

1. Uno de los contenidos que las empresas suelen presentar son sus resultados. Estos son una información pesada y compleja de comprender. Por ello, la infografía es una técnica apropiada y aconsejable que estimula la asimilación de estos conceptos y datos a través de diagramas o esquemas ilustrados. Lo que parecía un mensaje difícil se convierte en interesante y atractivo.

2. No sólo se llevan a cabo presentaciones de empresa hacia un cliente o proveedor sino que la comunicación interna también tiene un alto protagonismo en muchas compañías. Si el mensaje que se comparte con la organización es confuso ¿qué pasaría? que no obtendría la finalidad perseguida y se corre el riesgo de que la respuesta del receptor – empleados y miembros de la empresa- no sea la correcta. Por tanto, aquí vuelve a entrar en acción la importancia del uso de las infografías para la realización de documentación corporativa, tanto física como digital. Además, los mandos superiores entenderán rápidamente la información y serán capaces de transmitir el contenido al resto de empleados, puesto que la  infografía se convierte para ellos en un material importante de trabajo y para la gestión de equipos.

3. Es también conveniente el uso de infografías para la presentación de procesos o protocolos, es decir, cuando hay algún tipo de serie de pasos que deben ser explicado con claridad. Una infografía puede ser de mayor ayuda que una explicación con texto, ya que trasmite claridad, automatización y orden, características necesarias para interiorizar este tipo de información.

4. Aumento de la corporatividad y engagement con la marca y el contenido. Una infografía  trata el grafismo, el color y las formas; se generan características reconocibles y bien diferenciadas que identifican claramente a una empresa, organismo, departamento, institución o profesional. Cuando habituamos a nuestros receptores a un contenido de valor, con una estructura y características similares,  plasmarlo mediante una infografía le aporta valor, y sin duda se genera un vínculo reconocible creando imagen de marca y favoreciendo el engagement y la interacción.

La clave que da respuesta a la pregunta de “por qué usar infografías en las presentaciones de empresas” es la búsqueda de la claridad y el recuerdo del mensaje a transmitir.

La infografía es atractiva y motiva la comprensión de la información. Visualizar lo que se desea comunicar es una técnica acertada y realmente efectiva.

Mediante una infografía es más fácil lograr convencer al receptor, ya sean miembros de la empresa, clientes  o cualquier otro stakeholder. Gracias al uso de  esquemas, mapas, ilustraciones, comic, gráficos, etc., la comunicación, comprensión o interacción con un mensaje resulta más directa y eficaz.

Podemos resumir el objetivo de este post en una frase: con las infografías lo complejo se vuelve sencillo.

El método Lessig para presentaciones

En el ámbito de las presentaciones, no todo consiste en tener diapositivas espectaculares. La habilidad con la que el ponente se desenvuelva es crucial. Esto no es nada nuevo. Pero entre los buenos presentadores, algunos brillan con luz propia. Ya sea por ser grandes y apasionados comunicadores (como era el caso de Steve Jobs) o por hacer un uso elegante del humor (de lo cual da buena muestra Ken Robinson), los grandes speakers siempre demuestran que el control del discurso es la clave para que el mensaje no sólo llegue, sino que cale.

Algunos han llegado a desarrollar un estilo propio que ha llegado a convertirse en una técnica de presentación en sí misma. Este es el caso de Lawrence Lessig.

Lessig, en pocas palabras, es una de las figuras claves de internet tal y como lo conocemos. Fue uno de los impulsores de Creative Commons (el sistema de licencias alternativo al copyright) y es considerado una de las figuras clave del movimiento por la cultura libre. Fue su faceta de profesor de Derecho en la Universidad de Stanford donde empezó a fraguarse lo que hoy se conoce como el Método Lessig para presentaciones.

Basta ver un par de minutos de cualquier presentación de Lessig para darse cuenta de que,  visualmente, su estilo es bastante austero. Pero no importa. La clave de su método no es la estética sino el ritmo. Casi sin excepción, cada diapositiva contiene sólo una palabra o una frase corta. En algunos casos, una imagen. Conceptos que destacan el punto importante de cada frase que el profesor pronuncia. Dicho de otra forma, sus diapositivas tienen por objetivo “subrayar” los mensajes clave.

No nos referimos a conceptos generales. Cada cosa que sale de su boca va apoyada por recursos visuales que acompañan al discurso con una precisión milimétrica. A veces, es una palabra por frase. El control del discurso que esto requiere es absoluto, y su resultado es absolutamente efectivo. Porque, además, no mira la pantalla jamás.

Pero el método Lessig no consiste sólo en ritmo y discurso. Antes comentábamos que la estética no es su punto fuerte. A pesar de ello, Lessig utiliza recursos gráficos como el color, el contraste y la tipografía de forma muy inteligente. El contraste entre blanco y negro para representar conceptos opuestos o complementarios. El uso del color rojo como recurso narrativo para enfatizar conceptos negativos o contradictorios. Incluso breves segmentos de video, nada intrusivos sino meramente ilustrativos. Podemos resumirlo así: el contraste es esencial en sus presentaciones.

En música, un silencio es tan importante como una nota. El “silencio visual” es el recurso más potente, sorprendente y efectivo del arsenal de Lawrence Lessig, y sabe usarlo con maestría. Pongámonos en situación. Estamos inmersos en una ponencia de estas características, donde el apoyo visual es constante y casi frenético. En un momento dado, el discurso llega a un punto clave que requiere especial énfasis. ¿Cómo enfatizar algo, cuando toda la presentación está plagada de apoyos visuales? Súbitamente, la pantalla se queda en negro, mientras Lessig pronuncia esas palabras que quiere que retumben en nuestra memoria.Durante ese repentino apagón, toda la atención se centra en él, de forma inevitable. El contraste y el elemento sorpresa son la esencia de este uso formidable del “silencio visual”.

En resumen, el estilo de presentación de Lawrence Lessig se basa en un control absoluto del discurso y un uso inteligente de los recursos visuales más básicos. El resultado es tremendamente didáctico y memorable. Claves que podemos aplicar a tanto presentaciones comerciales, como a discursos académicos o comunicación corporativa.

Fotografía : Joi Ito (licencia)

Explicamos en esta entrada del blog el buen uso de las herramientas digitales

Por Qué es Importante el Buen Uso de los Documentos Digitales

Actualmente, la realidad profesional demuestra que conocer el uso correcto de los documentos digitalesy sus diferentes finalidades es clave para conseguir una comunicación eficaz. Por ejemplo, no es lo mismo una presentación de Power Point que un documento pdf interactivo. Existen diferencias entre ambos.

Los dos persiguen la misma finalidad que es presentar la empresa y sus servicios, sin embargo la presentación de Power Point es un complemento de apoyo para un ponente, a quien le guiará en el discurso y le ayudará a que el mensaje sea recordado por el interlocutor.

Claves de la importancia del correcto uso de un documento digital

 

  1. Es importante recordar que el peso lo lleva el presentador, asesor comercial o conferenciante y no la presentación en sí. Por ello, se deben utilizar mensajes cortos e imágenes que representen las ideas y los conceptos. Si contiene mucho texto e información se estará haciendo un uso no adecuado de la presentación y se correrá el riesgo de que el cliente no preste atención ya que éste destinará su tiempo a leer lo expuesto.
  2. Los documentos digitales como lo son las presentaciones de Power Point, por ejemplo, no se deben enviar por mail al interlocutor ya que al ser un complemento de apoyo, y por lo tanto esquemático, el receptor no captaría el mensaje ni lo recordaría; y menos aún si es la primera vez que lo ven.
  3. Entonces, ¿qué se debería enviar por correo electrónico? Un documento digital interactivo, por ejemplo en “pdf”. Este formato nos permitirá explicar en detalle y de forma exhaustiva la información de la empresa, así como cada uno de los servicios e incluso referencias y casos de clientes.  La finalidad de este documento será la consulta. El receptor podrá acudir a él ante cualquier duda que tenga sobre la empresa o los servicios que ofrece, y sin necesidad de haber recibido anteriormente una visita o tener que recordar el discurso que recibió.

El secreto y el primer paso para ser eficaces y dirigirnos hacia una buena comunicación, es tener las ideas claras en cuanto al uso de cada documento digital.

6 trucos para hacer una buena infografía

Te mostramos 6 trucos para la creación de infografías para empresas.

Hay que determinar la idea que mejor se adapta a tu infografía

¿Qué mensaje quiero transmitir? En primer lugar, tenemos que tener claro el tema sobre el que vamos a desarrollar nuestra infografía. Normalmente se cuenta con mucha información válida pero la clave está en saber estructurarla y transmitir adecuadamente el mensaje de una manera atractiva y eficaz. Es ahí donde se precisa de profesionales. En el caso de una empresa, el  tema podrá estar relacionado con información sobre los productos y servicios que ofrece, el lanzamiento de un nuevo producto, detalle de procesos internos o la comunicación de determinados insights. La intervención de un experto te ayuda a estructurar la idea y la  infografía que mejor se adapte, de tal manera que ésta sea lo más eficaz y eficiente posible. Con esto conseguiremos que el mensaje llegue de una forma clara y sencilla a tu cliente.

¿Cuál es tu objetivo?

¿Qué quiero conseguir con la infografía? Al mismo tiempo que la elección del  tema es importante, saber el objetivo de nuestra infografía lo es aún más. Hay que tener claro qué es lo que pretendemos buscar con la creación de la misma, saber si queremos que ésta tenga un fin divulgativo, viral o educativo y, asimismo, tener claro cómo queremos llegar a nuestro público objetivo. En función de ello podremos diseñar una estructura determinada. De nada sirve conocer el objetivo si no se realiza un diseño adecuado y totalmente asesorado por la experiencia de profesionales,  que ayude a cumplirlo.

¿Quién es tu público objetivo?

¿A quién quiero dirigirme? En cualquier proceso de comunicación es tan importante el contenido como el canal y la audiencia, por ello debemos tener muy presente a quiénes queremos dirigir nuestra infografía y a través de qué medios o vías. Si la elección de nuestro público objetivo no es la correcta, el mensaje nunca llegará a nuestra verdadera audiencia y todo el trabajo y esfuerzo que hayamos realizado no habrá servido para nada. En Visual One se cuida cada detalle de esta fase, seleccionando tanto el canal idóneo (medio impreso, una revista digital, redes sociales, etc.) como el formato adecuado, para que tu infografía llegue correctamente a su público objetivo.

Definición y estructura del contenido

Toda historia bien contada tiene una serie de puntos clave que se deben seguir en un orden específico. Desde Visual One te ayudamos a definir y a estructurar el contenido de tu infografía para que así tu cliente pueda entender de una manera más sencilla y clara el mensaje que quieres comunicarle. Una estructura perfecta y un diseño atractivo aseguran prácticamente el éxito de una infografía de empresa.

Un diseño acorde con el tema

El diseño es un elemento visual que complementa y apoya al contenido de tal forma que al lector le resulta más fácil entender el mensaje que la infografía transmite. Por lo tanto, una buena elección del diseño hará que resulte visualmente más fácil entender la infografía.

La experiencia de una agencia experta en la elaboración de infografías de empresa ayuda a la adecuación de éstas, a la agilidad del diseño y a la eficacia de las mismas.

Perfeccionamiento y pruebas

¿Tu infografía es fácil y rápida de entender? A medida que nuestra infografía va cogiendo forma, debemos empezar con los retoques y las mejoras. Visual One se encarga de evaluar el diseño y verificar que el público objetivo es capaz de entender el mensaje que se quiere transmitir a través de la infografía de una manera rápida, fácil y sencilla.