Explicamos en esta entrada del blog el buen uso de las herramientas digitales

Por Qué es Importante el Buen Uso de los Documentos Digitales

Actualmente, la realidad profesional demuestra que conocer el uso correcto de los documentos digitalesy sus diferentes finalidades es clave para conseguir una comunicación eficaz. Por ejemplo, no es lo mismo una presentación de Power Point que un documento pdf interactivo. Existen diferencias entre ambos.

Los dos persiguen la misma finalidad que es presentar la empresa y sus servicios, sin embargo la presentación de Power Point es un complemento de apoyo para un ponente, a quien le guiará en el discurso y le ayudará a que el mensaje sea recordado por el interlocutor.

Claves de la importancia del correcto uso de un documento digital

 

  1. Es importante recordar que el peso lo lleva el presentador, asesor comercial o conferenciante y no la presentación en sí. Por ello, se deben utilizar mensajes cortos e imágenes que representen las ideas y los conceptos. Si contiene mucho texto e información se estará haciendo un uso no adecuado de la presentación y se correrá el riesgo de que el cliente no preste atención ya que éste destinará su tiempo a leer lo expuesto.
  2. Los documentos digitales como lo son las presentaciones de Power Point, por ejemplo, no se deben enviar por mail al interlocutor ya que al ser un complemento de apoyo, y por lo tanto esquemático, el receptor no captaría el mensaje ni lo recordaría; y menos aún si es la primera vez que lo ven.
  3. Entonces, ¿qué se debería enviar por correo electrónico? Un documento digital interactivo, por ejemplo en “pdf”. Este formato nos permitirá explicar en detalle y de forma exhaustiva la información de la empresa, así como cada uno de los servicios e incluso referencias y casos de clientes.  La finalidad de este documento será la consulta. El receptor podrá acudir a él ante cualquier duda que tenga sobre la empresa o los servicios que ofrece, y sin necesidad de haber recibido anteriormente una visita o tener que recordar el discurso que recibió.

El secreto y el primer paso para ser eficaces y dirigirnos hacia una buena comunicación, es tener las ideas claras en cuanto al uso de cada documento digital.

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